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21/01/2014 07h32 - Atualizado em 10/03/2014 09h55

Como configurar e-mail e fazer tarefas básicas no Outlook do Office 2013

Lu Fávero
por
Para o TechTudo

O Outlook é uma ferramenta de e-mail do Microsoft Office 2013 que reúne diversas funcionalidades. Com ele é possível organizar mensagens, calendários, contatos, notas, listas e muito mais. Sua primeira versão foi lançada em 1997 e desde então tem recebido atualizações recentes. Veja como configurar e realizar tarefas básicas na versão mais recente do Outlook. 

Como manter a caixa de entrada do Outlook.com limpa e organizada

Outlook office 2013 (Foto: Divulgação/Microsoft)Aprenda a configurar o Outlook no Office 2013 e a realizar as tarefas básicas  (Foto: Divulgação/Microsoft)



Configurar uma conta de e-mail

Tudo começa com uma conta de e-mail. Se o usuário usava uma versão anterior do Outlook no mesmo computador, a configuração será executada automaticamente. Se não, a "Configuração Automática de Conta" será iniciada da primeira vez que abrir o Outlook. Basta seguir os passos que ela sugerir.

Passo 1. O sistema solicitará seu nome, endereço de e-mail e uma senha. Se a configuração automática falhar, o Outlook poderá pedir outras informações. Clique em "Avançar" para prosseguir.

Na página de configuração de conta do Outlook, adicione a conta de e-mail se sua preferência (Foto: Reprodução / Lu Fávero) (Foto: Na página de configuração de conta do Outlook, adicione a conta de e-mail se sua preferência (Foto: Reprodução / Lu Fávero))Na página de configuração de conta do Outlook, adicione a conta de e-mail se sua preferência (Foto: Reprodução / Lu Fávero)



Passo 2. É importante lembrar que, caso seja necessário adicionar mais de uma conta de e-mail ao Outlook, basta acessa o menu “Arquivo”, seguir para as “Configurações de Conta” e iniciar uma nova “Configuração Automática de Conta”.

Para adicionar outra conta às suas configurações do Outlook, clique em "Adicionar conta"  (Foto: Reprodução/ Lu Fávero)Para adicionar outra conta às suas configurações do Outlook, clique em "Adicionar conta" (Foto: Reprodução/ Lu Fávero)



Criar uma nova mensagem de e-mail

Passo 3. Na Página Inicial do Outlook, selecione "Novo E-mail". Alternativamente, é possível pressionar as teclas  Ctrl+Shift+M  em qualquer outra aba do programa para compor uma nova mensagem; 

Passo 4. Coloque o destinatário do e-mail no campo “Para”, ou adicione mais destinatários no “CC”. Logo abaixo digite o "Assunto" da mensagem;

Na aba página inicial, clique em "Novo e-mail" para escrever uma mensagem no Outlook  (Foto: Reprodução/ Lu Fávero)Na aba página inicial, clique em "Novo e-mail" para escrever uma mensagem no Outlook (Foto: Reprodução/ Lu Fávero)

Passo 5. Escreva sua mensagem;

Passo 6. Clique em “Enviar” para que seu e-mail seja entregue aos destinatários. 

Encaminhar ou responder uma mensagem de e-mail

Passo 7. Depois de selecionar uma mensagem no painel de leitura, é possível encaminhá-la para outros destinatários ou respondê-la;

Passo 8. Para encaminhar a mensagem, selecione a opção “Encaminhar” e digite, no campo “Para” ou “CC”, no destinatário da mensagem;

Para responder um e-mail, clique sobre "Responder" na página inicial do Outlook  (Foto: Reprodução/ Lu Fávero)Para responder um e-mail, clique sobre "Responder" na página inicial do Outlook (Foto: Reprodução/ Lu Fávero)

Passo 9. Depois, basta clicar em enviar. Se desejar, é possível remover nomes das linhas “Para” e “CC” clicando sobre eles e pressionando "Delete";

Passo 10. O usuário pode responder uma mensagem para todas as pessoas copiadas nela selecionando “Responder a Todos”.  A função de ”Responder”, por sua vez, envia a mensagem apenas para o destinatário do campo “Para”. 

Adicionando um anexo à uma mensagem de e-mail

Para compartilhar um arquivo, é possível anexá-lo a sua mensagem. Também é possível anexar outros itens do Outlook, como mensagens, contatos ou tarefas.

Passo 11. Crie uma mensagem ou para anexar o arquivo em uma mensagem existente clique em "Responder", "Responder a Todos" ou "Encaminhar";

Ao escrever uma nova mensagem, clique em Anexar Arquivo para adicionar um arquivo na sua mensagem (Foto: Reprodução/ Lu Fávero)Ao escrever uma nova mensagem no Outlook, clique em Anexar Arquivo para adicionar um arquivo na sua mensagem (Foto: Reprodução/ Lu Fávero)

Passo 12. Na janela da mensagem, clique em “Anexar Arquivo”;

Passo 13. Selecione o arquivo no seu computador e clique em "Abrir". Note que um ícone com o anexo aparecerá na tela.  Por fim, envie sua mensagem. 

Abrir ou salvar um anexo de mensagem de e-mail

Passo 14. O usuário tem a opção abrir um anexo selecionando a mensagem no "Painel de Leitura" do Outlook. Basta clicar duas vezes sobre o anexo para que ele seja exibido.

Passo 15. Para salvar um anexo, é necessário que ele esteja aberto. Na aba "Anexos", selecione a opção “Salvar como” para completar a tarefa. Também é possível visualizar essa opção clicando com o botão direito do mouse no arquivo anexado.

Para fazer o download dos anexos, abra a mensagem e clique com o botão direito do mouse sobre o arquivo anexado (Foto: Reprodução/Lu Fávero)Para fazer o download dos anexos, abra a mensagem e clique com o botão direito do mouse sobre o arquivo anexado (Foto: Reprodução/Lu Fávero)

Adicionando uma assinatura de e-mail

É possível criar assinaturas personalizadas, que serão exibidas na parte inferior das mensagens enviadas. As assinaturas podem incluir texto, imagens, Cartão de Visita Eletrônico, um logotipo ou manuscrito.

Passo 16. Abra uma nova mensagem, clique em "Assinatura" e selecione a desejada.

Ao escrever uma nova mensagem, clique em Assinatura para adicionar sua assinatura personalizada (Foto: Reprodução/ Lu Fávero) (Foto: Ao escrever uma nova mensagem, clique em Assinatura para adicionar sua assinatura personalizada (Foto: Reprodução/ Lu Fávero))Ao escrever uma nova mensagem, clique em Assinatura para adicionar sua assinatura personalizada no seu e-mail do Outlook (Foto: Reprodução/ Lu Fávero)

Criando um compromisso de calendário

Compromissos são atividades agendadas no calendário e que não envolvem convites a outras pessoas. Para criá-los:

Passo 17. Clique em “Calendário” e selecione “Novo Compromisso”.

Para criar um compromisso, selecione a página inicial e clique sobre Novos Itens, selecionando a opção "Compromissos"  (Foto: Reprodução/ Lu Fávero) (Foto: Para criar um compromisso, selecione a página inicial e clique sobre Novos Itens, selecionando a opção "Compromissos"  (Foto: Reprodução/ Lu Fávero))Para criar um compromisso, selecione a página inicial e clique sobre Novos Itens, selecionando a opção "Compromissos" no Outlook (Foto: Reprodução/ Lu Fávero)

É possível criar um novo compromisso clicando com o botão direito do mouse em um bloco de tempo, na grade do calendário e selecionando “Novo Compromisso” ou pressionando Ctrl+Shift+A em qualquer tela do Microsoft Outlook. 

Agendando uma reunião

Reunião é um compromisso que envolve outras pessoas e pode incluir recursos (como salas de conferência). Ao criá-las, será necessário convidar outras pessoas. As respostas aos convites serão visíveis na "Caixa de Entrada".

Passo 18. Clique em "Calendário" e clique em "Nova Reunião".

Atalho: para criar uma nova solicitação de reunião de qualquer pasta no Outlook, pressione Ctrl+Shift+Q.

Definir um lembrete

Lembretes são pop-ups de alerta, que podem ser adicionados ou removidos em mensagens de e-mail, compromissos e contatos, que servem para auxiliar o usuário a não perder uma data importante. Em e-mails, contatos e tarefas, são adicionados através da seleção de “Adicionar Lembrete”, no campo “Acompanhar”.

Para incluir lembretes em compromissos ou reuniões:

Passo 19. Abra um "Compromisso" ou uma "Reunião";

Passo 20.  Na lista suspensa "Lembrete", selecione o período de tempo antes do compromisso ou da reunião para que o lembrete apareça. Para desativar um lembrete, selecione "Nenhum". 

As notificações podem ser modificadas nas configurações do compromisso (Foto: Reprodução/ Lu Fávero) (Foto: As notificações podem ser modificadas nas configurações do compromisso (Foto: Reprodução/ Lu Fávero))Os Lembretes podem ser modificadas nas configurações do compromisso e ter tempo estipulado no Outlook (Foto: Reprodução/ Lu Fávero)

Criando um contato

Contatos são as referências e informações das pessoas com as quais o usuário se comunica através do e-mail. Além de e-mail e nome, é possível adicionar endereços, telefones, uma imagem e datas de aniversário a cada um dos contatos.

Passo 21.  Clique em “Pessoas” e logo clique em “Novo Contato” e adicione as informações desejadas.

Atalho: para adicionar um novo contato de qualquer aba do Outlook, pressione Ctrl+Shift+C. 

Criando uma tarefa

Listas de tarefas – com prazos, itens e tudo o que uma lista de tarefas demanda – podem ser criadas através do atalho Ctrl+Shift+K. Clicar em “Tarefas” e, na sequência, em “Novas Tarefas” também permitem a criação de uma nova lista. 

Para criar uma tarefa, selecione a Página Inicial e clique sobre Novos Itens, selecionando a opção "Tarefa"  (Foto: Reprodução/ Lu Fávero) (Foto: Para criar uma tarefa, selecione a Página Inicial e clique sobre Novos Itens, selecionando a opção "Tarefa"  (Foto: Reprodução/ Lu Fávero))Para criar uma tarefa, selecione a Página Inicial e clique sobre Novos Itens, selecionando a opção "Tarefa" no Outlook (Foto: Reprodução/ Lu Fávero)

Imprimindo no Outlook

Mensagens de e-mail, contatos, itens de calendário e calendários, catálogos de endereços ou listas de conteúdo de pastas podem ser impressas.

Passo 22. Selecione o item do Outlook que deseja-se imprimir;

Para imprimir um arquivo, clique em arquivo e, em seguida,selecione "Imprimir". (Foto: Reprodução/ Lu Fávero) (Foto: Para imprimir um arquivo, clique em arquivo e, em seguida,selecione "Imprimir". (Foto: Reprodução/ Lu Fávero))Para imprimir um arquivo, clique em arquivo e, em seguida,selecione "Imprimir" no Outlook (Foto: Reprodução/ Lu Fávero)

Passo 23. Clique no botão arquivo, selecione a opção “Imprimir” e siga as orientações. Certifique-se de que sua impressora está ligada.

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