Produtividade

13/05/2015 14h53 - Atualizado em 13/05/2015 14h53

Como criar uma lista suspensa no Excel

Edivaldo Brito
por
Para o TechTudo

O Excel possui diversos recursos para tornar a entrada de dados mais segura e rápida. Dentre eles está a lista suspensa, uma função muito simples e útil que facilita a organização de informações no programa da Microsoft. Entenda o que é, pra que serve e como usar esse importante item do Microsoft Excel.

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Microsoft Excel (Foto: Reprodução/Microsoft)Entenda o que são e como utilizar as listas suspensas para aumentar sua produtividade no Excel (Foto: Reprodução/Microsoft)


O que é 

Uma lista suspensa é um recurso visual que permite selecionar um determinado item em meio a uma listagem. Para acessá-la, basta clicar em um ícone de seta, que normalmente fica ao lado do capo a ser preenchido. Esse recurso permite que o usuário escolha uma informação que já foi cadastrada previamente, um "autocompletar". Essa característica resulta em dois benefícios: evita a entrada de dados errados e ao mesmo tempo agiliza o processo, pois não é preciso digitar nada.

Como criar 

Passo 1. Inicie uma nova planilha e digite as entradas que você quer incluir na sua lista suspensa. Essas entradas devem estar em uma única coluna ou linha sem células em branco;

Digitando os dados que irão compor a lista (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)Digitando os dados que irão compor a lista (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)

Passo 2. Clique com o botão direito do mouse no primeiro item da listagem. No menu que aparece, clique na opção “Classificar” e depois em “Classificar de A a Z”. Isso ordenará as informações para que elas sejam exibidas corretamente na lista suspensa;

Classificando os dados da lista (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)Classificando os dados da lista (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)

Passo 3. Para dar um nome ao intervalo que contém sua lista, selecione todos os seus itens e clique nela com o botão direito do mouse. No menu, clique na opção “Definir Nome…”;

Acessando a opção de definição de nome do intervalo (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)Acessando a opção de definição de nome do intervalo (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)

Passo 4. Na tela de definição de nome, preencha o campo “Nome” como “FuncoesValidas” (sem as aspas) e depois clique no botão “OK”. Verifique se esse nome não contém espaços. Ele não aparece na lista, mas você precisa defini-lo para poder criar um vínculo com a lista suspensa;

Definindo o nome do intervalo que compõe a lista (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)Definindo o nome do intervalo que compõe a lista (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)

Passo 5. Vá para a planilha onde você irá digitar informações. Nela, selecione os campos que você quer colocar a lista suspensa. A seguir, clique na aba “Dados” e no item “Validação de Dados”;

Acessando a opção Validação de Dados (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)Acessando a opção "Validação de Dados" (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)

Passo 6. Na janela “Validação de dados”, configure o campo “Permitir” com “Lista” e no campo “Fonte”, digite “=FuncoesValidas” (sem as aspas). Se não for um problema deixar a célula vazia, marque a caixa “Ignorar em branco”;

Definindo o intervalo criado como fonte da lista (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)Definindo o intervalo criado como fonte da lista (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)

Passo 7. Em seguida, clique na aba “Mensagem de entrada”. Nela, marque a opção “Mostrar mensagem de entrada ao selecionar célula”, digite um título e uma mensagem para ser exibida;

Definindo uma mensagem de apresentação da lista (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)Definindo uma mensagem de apresentação da lista (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)

Passo 8. Clique na aba “Alerta de erro”. Aqui você deve escolher o “Estilo” (“Parar”, “Aviso”,”Informações”), a primeira opção impede que usuário passe para outro campo até que resolva a causa do erro, já as outras duas apenas exibem o alerta. Depois, digite um título e a mensagem que será exibida, caso aconteça algum erro de entrada de dados;

Definindo a mensagem de erro da lista (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)Definindo a mensagem de erro da lista (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)

Passo 9. Agora, quando você clicar no campo onde a lista suspensa está configurada, o titulo e a mensagem de entrada que você digitou aparecerão;

Exibindo a mensagem de apresentação da lista (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)Exibindo a mensagem de apresentação da lista (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)

Passo 10. Do mesmo modo, quando alguém digita ou deixa de selecionar um valor, o Excel exibe a mensagem de erro configurada;

Exibindo a mensagem de erro da lista (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)Exibindo a mensagem de erro da lista (Foto: Reprodução/Edivaldo Brito)

Pronto! Com essa lista suspensa configurada, você já pode usá-la na hora de adicionar informações e com isso aumentar sua segurança e produtividade.

Como reparar o Microsoft Office 2013? Veja as dicas no Fórum do TechTudo. 

 

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