Produtividade

14/05/2012 16h07 - Atualizado em 19/09/2016 14h54

Acesso remoto: as coleções do Google Docs

B. Piropo
por
Para o TechTudo

Fechamos a coluna anterior prometendo discutir o conceito de “coleções”, talvez aquele que mais confunda os usuários iniciantes do Google Docs. Então, mãos à obra.

Como vimos, os sistemas operacionais convencionais organizam seus meios de armazenamento de arquivos distribuindo-os por pastas que por sua vez podem conter pastas que podem conter outras pastas e assim por diante. Isto gera uma estrutura hierárquica que possibilita encontrar qualquer arquivo desde que se conheça o “caminho” a ser percorrido desde a pasta principal, ou “raiz” do sistema. Funciona, é claro. Pelo menos tem funcionado por décadas a fio desde os tempos do velho DOS e seus sucessores.

Este tipo de organização foi considerado natural na época de sua implementação já que deriva da forma convencional pela qual armazenamos documentos tradicionais, em papel: estocados em pastas no interior de gavetas de arquivos metálicos conservados em salas destinadas a este fim. É uma organização perfeitamente lógica e funcional, ideal para documentos tradicionais, impressos.

Ocorre que há uma forma melhor de organizar documentos. E, para evitar discussões, vamos começar estabelecendo o que consideramos “melhor” no que toca ao armazenamento de documentos de natureza digital: a melhor forma de guardar um documento é aquela que exige o menor tempo e esforço para encontrá-lo quando precisarmos dele no futuro.

E é exatamente isto que propicia a organização de documentos em coleções.

O conceito pode parecer novo e revolucionário, mas quem usa habitualmente o correio eletrônico do Google, o Gmail, já se habituou a classificar suas mensagens com o uso de marcadores (“tags”), que essencialmente se baseiam no mesmo conceito das coleções. E quando a MS lançou o Windows Vista, antecessor do Windows 7, fazia parte de seus planos uma alteração radical de seu sistema de arquivos que passaria a ser o “Windows File System”, ou WFS, conceitualmente semelhante às Coleções do Google Docs. Que acabou não sendo implementado justamente porque os desenvolvedores acharam que a mudança seria demasiadamente radical e poderia assustar os antigos usuários. Mas seus resquícios podem ser notados nas “bibliotecas” de Windows 7 e em seu sistema de buscas por indexação.

Mas vejamos o que, exatamente, são estas famosas “Coleções”.

Quando se cria ou adiciona um arquivo ao conjunto de arquivos do Google Docs (agora “Google Documentos”, que usa o Google Drive, assunto de uma coluna futura), ele é armazenado junto a todos os demais em um local único nos servidores da Google, aquele que armazena os arquivos de um dado usuário.

Ao fim e ao cabo, o efeito é semelhante ao de juntar todos os objetos, por mais disparatados que sejam, em um único saco. E o nome deste saco será, naturalmente, “Todos os itens”.

É por isto que quando um usuário clica no atalho com este nome localizado no “Painel de navegação” do Google Docs, todos os seus objetos (ou seja, arquivos e coleções) são exibidos na lista de documentos como mostrado na figura (repare que o atalho “Todos os itens” aparece assinalado em vermelho informando que esta é a forma de exibição).

Todos Os ItensTodos os itens e coleções (Foto: Reprodução)

 

Este tipo de “organização” parece, no mínimo, assustador. Juntar todos os nossos pertences em um único depósito que sequer sabemos onde está não parece um bom negócio no que toca à segurança. Mas basta raciocinar um pouco para perceber que o problema não está no modo como os objetos são armazenados nem no local onde ficam, mas na forma de recuperá-los. Em outras palavras: desde que você disponha de um meio fácil e eficiente de encontrar o arquivo que precisa no momento em que dele precisar, que diferença faz em que local ou como ele foi armazenado?

É justamente nesta ideia que se baseia o conceito de coleções.

Uma coleção, como indica seu nome, é um conjunto de objetos agrupados pelo usuário de acordo com um critério qualquer, de sua escolha. Portanto são objetos que, presumivelmente, têm alguma qualidade em comum (como pertencer a um determinado projeto, ter sido gerado por esta ou aquela pessoa, tratar de certo assunto e assim por diante).

Em princípio o mesmo conceito poderia ser aplicado a uma estrutura de pastas. Há, porém, uma diferença essencial: enquanto uma pasta funciona como um depósito que efetivamente contém o próprio objeto, a coleção funciona como uma etiqueta nele colada. O que o deixa o objeto livre para receber outras etiquetas, ou seja, fazer parte de outras coleções.

Isto significa que se pode criar uma coleção, adicionar a ela os objetos (que podem ser arquivos ou outras coleções) que se desejar e, mais tarde, adicionar um ou mais destes mesmos objetos a outras coleções. Algo impossível de ser feito quando se usa uma estrutura hierárquica de pastas.

Vejamos um exemplo (tão bom que já o usei alhures): digamos que um biólogo disponha de um grande conjunto de arquivos contendo as características de animais. Estes arquivos estão distribuídos por diversas coleções, todas contidas na coleção “Animais”. Vamos supor que uma delas seja a coleção “Ovíparos”, que agrupa os arquivos que descrevem os animais que se reproduzem através de ovos que eclodem fora do corpo materno, como “Galinha”, “Jararaca” e “Gavião”. Presuma ainda que, também contida na coleção “Animais”, ele mantenha a coleção “Mamíferos”, à qual pertencem os arquivos “Leão”, “Macaco” e “Baleia”, entre outros.

Agora imagine que ele recebeu dados sobre um animal ainda não catalogado em suas coleções, o Ornitorrinco, e precisa criar um arquivo descrevendo este curioso animal que vive na Austrália.

O ornitorrinco é mamífero, portanto deverá ser incluído na coleção “Mamíferos”. Mas o estranho bicho também põe ovos, portanto deve integrar a coleção “Ovíparos”. Se o biólogo usasse um sistema de organização baseado em pastas, teria que escolher apenas uma, “Ovíparos” ou “Mamíferos”, para nela armazenar o arquivo “Ornitorrinco”. Mas o sistema de organização de arquivos baseado em coleções, adotado pelo Google Docs, permite incluir o arquivo em ambas as coleções. E, caso algum dia ele venha a ser eliminado, desaparecerá imediatamente de ambas sem deixar vestígios, restos ou atalhos sem destino.

Note que este conceito é tão poderoso que permite, por exemplo, que o biólogo em questão crie a coleção “Aves”, também contida em “Animais”, e nela inclua os arquivos “Galinha” e “Gavião” sem a necessidade de removê-los da coleção “Ovíparos”.

Mas qual a vantagem disto?

Ora, a vantagem é a extrema facilidade com que os arquivos são encontrados quando precisamos deles. Pois não é necessário lembrar o “caminho” que leva à pasta onde ele está armazenado quando se usa o sistema hierárquico, basta lembrar uma de suas características e procurá-lo na coleção correspondente. Seja qual for a característica, já que o mesmo arquivo pode pertencer a diversas coleções.

É claro que para isto o usuário deve dispender algum tempo e esforço na elaboração de um conjunto de coleções adequado, baseado nas principais características de seus documentos, e distribuir seus arquivos por elas de forma a facilitar a busca.

Mas depois que você se habituar ao uso de coleções, nunca mais irá querer saber das pastas…

B.Piropo

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  • Helvecio Rocha
    2012-05-14T17:09:15

    Com a chegada do Google Drive, o termo "coleções" foi abolido e passou a ser usado o termo "pastas".