Sistemas Operacionais

03/10/2011 16h52 - Atualizado em 17/01/2019 11h59

Como gerenciar projetos e equipes com a ajuda do Wunderlist

TechTudo
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Para o TechTudo

Nível: Básico
Software necessário: Wunderlist
Número de passos: 5

Embora a metodologia padrão de gestão de projetos acabe prevalecendo em cenários com grandes orçamentos e múltiplas equipes de trabalho, nem sempre ela pode ser a melhor escolha quando o conjunto de tarefas e pessoas envolvidas é mais modesto.

No caso de projetos menores, onde a tocada de execuções é basicamente composta por listas compartilhadas de tarefas simples e objetivas, o Wunderlist pode ser uma opção bastante prática e simples.

Além do Wunderlist ser um aplicativo totalmente gratuito e multi-plataforma - roda em Windows, Mac OS, Linux, iOS e Android -, a adição do elemento mobilidade pode ser especialmente bem-vinda para times de trabalho cuja colaboração acontece remotamente.

Nesse caso, o Wunderlist oferece ainda um cliente de web tão impecavelmente bem construído quanto os seus pares nativos, bastando apenas acesso à internet e qualquer navegador para que você tenha todo o seu ambiente de tarefas à mão.

Passo 1: Aplicativo - A primeira coisa a fazer é baixar o Wunderlist. Para isso, clique aqui e escolha sua plataforma de trabalho. Você pode aproveitar e, além de instalar o aplicativo nativo em sua máquina principal, também instalar o Wunderlist em seu dispositivo mobile. Isso, entretanto, pode ser feito posteriormente, a qualquer momento.

Passo 2: Listas - Após instalar o aplicativo na máquina, é possível criar a primeira lista de tarefas. Ela poderá conter todas as tarefas dprojeto ou então apenas representar um núcleo de afazeres específicos.

Wunderlist - Criação de uma Nova Lista. (Foto: Reprodução)Wunderlist - Criação de uma Nova Lista. (Foto: Reprodução)

Dica: como veremos um pouco mais adiante, as listas têm a possibilidade de serem compartilhadas com múltiplas pessoas. É uma ótima ideia já pensar no grupo de pessoas que trabalhará tarefas de uma lista em particular e criá-las separadamente. Por exemplo:

Wunderlist - Criação de múltiplas listas de tarefas. (Foto: Reprodução)Wunderlist - Criação de múltiplas listas de tarefas. (Foto: Reprodução)

Passo 3: Compartilhamento - todas as listas de tarefas podem ser compartilhadas, bastando que você clique no ícone ao lado do nome da lista (como indicado abaixo) e, em seguida, insira o e-mail da pessoa que passará a fazer parte dela. Importante: os convidados também devem ser usuários do Wunderlist.

Wunderlist - função de compartilhar. (Foto: Reprodução)Wunderlist - função de compartilhar. (Foto: Reprodução)

Passo 4: Tarefas - uma série de funcionalidades estão intuitivamente disponíveis nas configurações de cada tarefa. Você pode ordená-las apenas arrastando os itens para diferentes posições ou, então, atribuir uma 'estrela', indicando um nível de importância ou emergência para uma determinada tarefa. Isto leva a tarefa automaticamente para o topo da lista.

Dica: Para inserir automaticamente uma tarefa com este indicador de importância, basta adicionar um asterisco (*) antes da primeira palavra. Por exemplo: *Desenhar a interface de usuário.

Wunderlist - Indicadores básicos nas funções de listas e tarefas. (Foto: Reprodução)Wunderlist - Indicadores básicos nas funções de listas e tarefas. (Foto: Reprodução)

Ao passar o mouse sobre o canto direito de cada tarefa, as opções de "Data" e "Comentários" tornam-se disponíveis, possibilitando a criação de deadlines e oferecendo a possibilidade de se inserir comentários mais extensos e pertinentes à cada tarefa.

Wunderlist - alterando datas, prioridade e comentários. (Foto: Reprodução)Wunderlist - alterando datas, prioridade e comentários. (Foto: Reprodução)

Dica: as versões mobile (Android e iOS) e o cliente de Web oferecem a possibilidade de notificações programadas diretamente na tela dos aparelhos ou através de e-mails automáticos.

Dica: Como a seção de comentários é disposta no formato de texto, fiz um experimento que se provou bastante útil quando existe a necessidade de algumas pessoas comentarem a mesma tarefa. Para que isso fique organizado, criei uma pequena sintaxe fixa que sempre inicia cada comentário. Ela é composta por um "arroba" (@) logo ao lado do nome da pessoa, seguida da data em questão. Desta maneira, pode-se perceber quem comenta e quando, organizando diferentes opiniões ou pareceres em um único espaço, de maneira limpa e ordenada.

Wunderlist - exemplo de método para organizar comentários de múltiplos usuários. (Foto: Reprodução)Wunderlist - exemplo de método para organizar comentários de múltiplos usuários. (Foto: Reprodução)

A inserção de tarefas e toda a manipulação do software torna-se ainda mais prática à medida que os atalhos do teclado vão sendo naturalmente incorporados ao uso do Wunderlist. Com um panorama de funções do teclado bastante amigável, a função de atalhos está amplamente disponível tanto para as versões do Mac, como também para os clientes de Windows e de Linux:

Wunderlist - Atalhos para Mac; (Foto: Reprodução)Wunderlist - Atalhos para Mac; (Foto: Reprodução)
Wunderlist - Atalhos para Windows e Linux. (Foto: Reprodução)Wunderlist - Atalhos para Windows e Linux. (Foto: Reprodução)

Passo 5: Extras - uma das funções mais interessantes do Wunderlist é a possibilidade de adicionar listas completas de tarefas diretamente a partir do e-mail. Essa função se chama Mail2Task e é extremamente simples e prática de se usar.

Para isso, basta enviar uma mensagem para o endereço me@wunderlist.com a partir da mesma conta cadastrada no serviço. O assunto da mensagem deve ser o nome da lista e o corpo do e-mail, respectivamente, todas as tarefas.

Wunderlist - criação de uma lista de tarefas a partir de um e-mail. (Foto: Reprodução)Wunderlist - criação de uma lista de tarefas a partir de um e-mail. (Foto: Reprodução)
Wunderlist - a mesma lista imediatamente sincronizada com o serviço. (Foto: Reprodução)Wunderlist - a mesma lista imediatamente sincronizada com o serviço. (Foto: Reprodução)

Se você não quiser compartilhar ativamente uma lista determinada de tarefas, é possível apenas mostrá-la a uma outra pessoa. A opção é nativa e permite que uma réplica da lista de tarefas seja recriada para visualização na nuvem.

O serviço é automático e utiliza um encurtador de links próprio, bastando apenas clicar no ícone "nuvem" no canto superior direito para que o Wunderlist crie um link temporário (online por 30 dias) para visualização na web. Você também pode enviar a lista de tarefas por e-mail para alguém ou, então, imprimi-la diretamente do aplicativo.

Wunderlist - funções adicionais de compartilhamento. (Foto: Reprodução)Wunderlist - funções adicionais de compartilhamento. (Foto: Reprodução)
Wunderlist - exemplo de uma lista de tarefas com link encurtado para visualização temporária na internet. (Foto: Reprodução)Wunderlist - exemplo de uma lista de tarefas com link encurtado para visualização temporária na internet. (Foto: Reprodução)

Considerações

Apesar de ser o Wunderlist uma solução incrivelmente atraente, robusta e amigável de múltiplas plataformas, nativas e portáteis, ele não deve ser considerado uma alternativa para a gestão de projetos complexos, especialmente aqueles envolvendo grandes orçamentos e a segmentação de diferentes perfis de acesso para cada grupo de tarefas.

Entretanto, muita coisa bacana pode ser feita com ele. A opção de inserir tarefas muito rapidamente através de uma simples mensagem de e-mail e os excelentes clientes para iOS e Android fazem dele uma opção especialmente útil para planejamentos mais objetivos e que sejam baseados na rápida conclusão de tarefas agrupadas.

Como a participação de outras pessoas em diferentes listas pode ser controlada por aquele que primeiramente as criar, existe a confortável opção de distribuir pequenos núcleos de trabalho entre as diferentes pessoas da equipe.

O Wunderlist funciona extremamente bem, por exemplo, para organizar times de bloggers e colunistas, controlar a produção de pautas e compartilhar sugestões de conteúdo. Também funciona muito bem para pequenos grupos de trabalho onde há uma parte do pessoal que fica fixo no escritório, enquanto outra está móvel na rua.

De qualquer maneira, a utilização de tags e maneiras pessoais de se comentar e datar as tarefas é algo que pode ser explorado por quem resolver ao menos experimentar como funcionaria um fluxo de trabalho mais simplificado através do Wunderlist. As opções são ótimas, considerando-se as fronteiras funcionais que o posicionam como, talvez, o gerenciador de tarefas (totalmente gratuito) mais legal por aí.

Abaixo, um vídeo demonstra as funções mais básicas do aplicativo:

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