E-mail

Por Ana Letícia Loubak, para o TechTudo


O Gmail tem recursos que podem ajudar a melhorar o ritmo de trabalho e facilitar a comunicação entre colegas profissionais. O serviço permite configurar uma resposta automática de férias, programar o envio de mensagens, criar filtros inteligentes para categorizar conteúdos estratégicos e agendar reuniões por videoconferência a partir da integração com o Hangouts. Na lista a seguir, conheça oito funções do Gmail para usar no trabalho e saiba como elas podem simplificar as tarefas do dia a dia.

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1. Cancelamento de mensagem

Habilite o cancelamento de envios no Gmail — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak Habilite o cancelamento de envios no Gmail — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak

Habilite o cancelamento de envios no Gmail — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak

Quem nunca mandou um e-mail sem ter concluído o texto, enviou uma mensagem para a pessoa errada, esqueceu um anexo importante ou se arrependeu do que havia escrito e teve vontade de voltar atrás? Situações como essas são muito comuns, e a boa notícia é que, graças a um recurso disponível no Gmail, é possível cancelar o envio de mensagens.

Para isso, basta clicar sobre o ícone de engrenagem, selecionar "Configurações" e, em seguida, a aba "Geral". Encontre a seção "Cancelar envio" e defina um tempo de tolerância. Atenção: você tem até 30 segundos para cancelar o envio. Da próxima vez que se arrepender, basta clicar em "Desfazer". A mensagem voltará para a caixa de rascunhos.

2. Resposta automática de férias

Configure uma resposta automática de férias no Gmail — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak Configure uma resposta automática de férias no Gmail — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak

Configure uma resposta automática de férias no Gmail — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak

O Gmail permite que o usuário crie uma mensagem automática para utilizar em períodos de ausência. A função é útil para informar aos contatos profissionais sobre a impossibilidade de responder e-mails recebidos durante as férias ou ocasiões em que você está sem acesso regular à Internet, por exemplo.

Para definir a mensagem padrão, acesse as configurações do Gmail e, na aba "Geral", desça até "Resposta automática de férias". Ative o recurso e informe a data de início e término das suas férias. Por fim, personalize o texto e salve as alterações.

3. Responder a todos

Habilite a opção "responder a todos" no Gmail — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak Habilite a opção "responder a todos" no Gmail — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak

Habilite a opção "responder a todos" no Gmail — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak

No ambiente de trabalho, é comum recebermos e-mails copiados para várias pessoas. Acontece que, como a configuração padrão do Gmail é responder apenas o remetente da mensagem, frequentemente os usuários se esquecem de usar a opção "Responder a todos" e acabam deixando os demais contatos envolvidos no assunto de fora do loop de e-mails. Para poupar tempo e evitar possíveis inconveniências, altere as preferências de resposta em Configurações > Comportamento de resposta padrão.

4. Google Hangouts

Google Hangouts facilita comunicação entre colegas de trabalho — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak Google Hangouts facilita comunicação entre colegas de trabalho — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak

Google Hangouts facilita comunicação entre colegas de trabalho — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak

Integrado ao Gmail, o Google Hangouts é uma ferramenta que facilita a comunicação com os colegas de trabalho. Se alguém te envia um e-mail urgente, por exemplo, você pode “Responder por chat” usando o comunicador instantâneo. O Hangouts permite, ainda, criar videoconferências com até 10 pessoas, função útil para o agendamento de reuniões. Explore as potencialidades da ferramenta a partir da barra lateral esquerda no Gmail.

5. Programação de envio de mensagens

Programe o envio de mensagens no Gmail — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak Programe o envio de mensagens no Gmail — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak

Programe o envio de mensagens no Gmail — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak

Quem trabalha em empresas multinacionais certamente se relaciona com colegas em diferentes fusos horários. Ao programar o envio de um e-mail, é possível garantir que a mensagem será recebida em um horário mais adequado. A função também é útil para aqueles que preferem planejar o envio de conteúdos importantes com antecedência, por exemplo. Programar o envio de um e-mail é simples: basta escrever a mensagem como de costume e, em vez de pressionar "Enviar", clicar na seta ao lado do botão. Feito isso, selecione a data e hora do disparo do texto.

6. Recebimento de e-mails de outras contas

Ative o recebimento de mensagens de outras contas — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak Ative o recebimento de mensagens de outras contas — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak

Ative o recebimento de mensagens de outras contas — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak

Receber mensagens enviadas para outras contas é uma função especialmente útil para pessoas que têm preferência pela interface do Gmail, mas trabalham em uma empresa que utiliza serviços de outras plataformas, como o Outlook.

Para aumentar a produtividade e concentrar todos os seus e-mails em um só lugar, acesse as Configurações e siga até a aba "Contas e importação". Na seção "Verificar o e-mail de outras contas", selecione "Adicionar uma conta de e-mail" e digite o endereço desejado.

7. Criar filtros para os e-mails

Filtros são recursos poderosos para manter a caixa de entrada organizada e, no ambiente corporativo, podem ajudar a otimizar fluxos de trabalho e processos. Com a ferramenta, mensagens enviadas pelo seu chefe podem ir diretamente para os favoritos, por exemplo.

Crie filtros a partir da caixa de pesquisa do Gmail — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak Crie filtros a partir da caixa de pesquisa do Gmail — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak

Crie filtros a partir da caixa de pesquisa do Gmail — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak

Para configurar filtros, clique na seta à direita da barra de buscas. Em seguida, preencha as lacunas desejadas. Os campos podem ser utilizados individual ou simultaneamente. Neste caso, queremos filtrar todas as mensagens vindas de determinado remetente que contenham a palavra "relatório", bem como arquivos anexos. Após detalhar as informações, selecione "Criar Filtro".

Selecione as ações que o filtro deverá executar — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak Selecione as ações que o filtro deverá executar — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak

Selecione as ações que o filtro deverá executar — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak

Na próxima tela, selecione as ações que o filtro deverá executar, como "marcar como estrela" e "sempre marcar como importante". Também é possível encaminhar ou excluir a mensagem automaticamente, entre outras opções.

8. Modo confidencial

Ative o modo confidencial para reforçar proteção dos conteúdos  — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak Ative o modo confidencial para reforçar proteção dos conteúdos  — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak

Ative o modo confidencial para reforçar proteção dos conteúdos — Foto: Reprodução/Ana Letícia Loubak

O modo confidencial do Gmail é ideal para enviar conteúdos de caráter sigiloso ou com informações sensíveis. O recurso permite definir uma senha de proteção para visualizar a mensagem e a destrói automaticamente após o período de tempo selecionado.

Para enviar e-mails confidenciais, escreva o texto como de costume e, ao final da caixa de diálogo, selecione o ícone de cadeado. Em seguida, determine o prazo de validade do e-mail e escolha se deseja enviar uma senha de acesso ao destinatário. Não é preciso elaborar os códigos, pois eles são gerados automaticamente pelo Google.

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