Produtividade

26/09/2015 10h00 - Atualizado em 26/09/2015 10h00

Microsoft Office 2016: 5 novidades que aumentam sua produtividade

Leonardo Avila
por
Para o TechTudo

O novo pacote Microsoft Office 2016 já está disponível esta semana para usuários Windows e Mac OS, tanto através de assinatura (Microsoft Office 365) quanto como compra do pacote. A edição 2016 é um passo além, focada em melhorar produtividade onde o usuário estiver, e aprimorar o trabalho colaborativo. Veja cinco novidades a respeito do novo Office.

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1) Centralizar e expandir

O conceito por trás do novo Office 2016 é por si só bem interessante. A Microsoft montou um set de ferramentas desenhadas para o que acredita ser o escritório do futuro: um lugar sem estações de trabalho definidas, em que a produção de um funcionário não começa e termina em um só canto da sala – uma filosofia que a empresa carrega consigo, visto que o centro tecnológico da Microsoft em São Paulo não tem um cubículo fechado e exclusivo à vista.

Novo Microsoft Office 2016; veja cinco funções que você vai adorar (Foto: Reprodução/Microsoft)Novo Microsoft Office 2016; veja cinco funções que você vai adorar (Foto: Reprodução/Microsoft)

No novo Office isso toma duas formas. A primeira é a compatibilidade com uma variedade de dispositivos, de computadores a celulares e tablets. Há uma continuidade na transição, o que significa que o usuário não perde trabalho migrando de um aparelho ao outro durante a experiência. Isto acontece porque tudo está sincronizado no OneDrive, uma nuvem que pode ser acessada pelo cliente quando e onde ele bem desejar. Vale salientar que a opção pela compra única do Office 2016, no lugar de realizar a assinatura via Office 365, de fato, limita bastante o pacote neste aspecto. Enquanto um contrato de subscrição dá o direito a licenciar até cinco computadores, cinco celulares e cinco tablets (além de 1TB de espaço no OneDrive), a aquisição única limita a um único dispositivo cadastrado.

De toda forma, outro ponto de interesse é como outros serviços como o Microsoft Outlook Express e o Skype se integram na experiência de realizar tarefas no Microsoft OneNote, Microsoft Word ou Microsoft Excel. É possível montar grupos no caso de clientes corporativos e acompanhar discussões via Sway e compartilhamentos através do próprio e-mail, permitir acesso a edição de seus documentos e realizar chamadas em tempo real para discutir mudanças ou sugerir adições. Muito disso ou você já viu no Google Drive, ou mesmo na própria versão browser dos aplicativos da Microsoft. Mas, agora, tudo está reunido na própria aplicação, o que ajuda a tornar todo o processo mais ágil e também centralizado.

2) Histórico de modificações

Outra adição função nova e muito útil é uma aba específica e bem organizada que mostra as atualizações mais recentes feitas em um documento, seja adicionada por você mesmo ou por outra pessoa. É possível abrir cada uma das versões e salvá-las ou mesmo compará-las lado a lado. Assim, se por acaso uma parte do arquivo foi apagado por acidente, por exemplo, é possível checar quando isso aconteceu e trocar pela versão anterior do documento.

Ou, em outro exemplo. Você está em um voo, atualizando uma planilha Excel offline, enquanto um outro colega de trabalho está mexendo nela do escritório, conectado à rede. Quando você pousar e se reconectar ao Wi-Fi do aeroporto, o sistema do OneDrive vai sincronizar a versão que você estava trabalhando este tempo todo e atualizá-la. Seria um problema para o funcionário mexendo no Excel da companhia, correto? Mas, no novo Office, ambas as versões vão existir dentro do Histórico, e poderão ser consultadas e comparadas por ambos.

3) É bem fácil encontrar anexos no Outlook

Anexos são grande parte de quem usa uma caixa de correio digital diariamente, e é bom ver novidades neste aspecto. O algoritmo do novo Outlook não apenas centraliza todos os arquivos compartilhados, como também faz o enorme favor de saber quais foram os últimos documentos socializados com contatos do e-mail e apresentá-los elencados e organizados da próxima vez que você for anexar algo. O tempo perdido buscando coisas importantes em pastas parece coisa do passado.

Como o sistema é unificado via OneDrive, o problema de mandar arquivos enormes também é de certa forma sanado. Se o usuário fazer upload na nuvem antes de compartilhar com seus contatos, o e-mail não precisa mais carregar kilobytes de dados: assim que um arquivo no OneDrive é anexado a um e-mail, tudo o que é enviado é uma “chave de acesso” para que a outra pessoa possa vê-lo e baixá-lo da nuvem.

4) Atalhos e conveniências

Produtividade é mesmo a palavra-chave com o novo Office 2016, e junto disso há uma bem-vinda modernização de elementos do pacote. Todos os aplicativos, do Word ao OneNote, agora têm uma Pesquisa Inteligente nos moldes do Drive, do Google, e é possível arrastar links e imagens direto dos resultados de busca para o seu trabalho. O Excel tem uma nova aba com fórmulas pré-definidas de planilha que podem economizar tempo no dia-a-dia. Já o Microsoft PowerPoint conta com janelas destacáveis similares aos do Adobe Photoshop, um layout bem mais versátil que o de outras versões.

O único detalhe que pode ser um problema é a automação do envio de e-mails para uma caixa secundária do Outlook caso você não responda contatos em um certo intervalo de tempo. O sistema tenta reconhecer quem não importa tanto para o usuário no dia a dia de forma a limpar a caixa de entrada principal. Mas, podem haver acidentes no percurso, ainda mais para quem precisa gerenciar muitos e-mails. É possível forçar o algoritmo a repensar a importância dos seus contatos arrastando e-mails de volta para o inbox principal, mas isso pode ser um trabalho e tanto.

5) O fim definitivo do clipe de papel

O clipe animado, assistente que servia de guia para usuários do Office, já era coisa do passado. Mas, agora, não tem mais volta. Os velhos tutoriais do pacote forma trocados por uma pesquisa simplificada de funções: você digita o que quer fazer ou que tarefa está procurando, e o sistema oferece uma lista enxuta delas, a partir da qual já é possível usá-las. Somado ao desenho mais simples dos aplicativos (comunicados pelo design clean do Windows 10), um detalhe pequeno, mas muito útil na sua rotina.

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  • Vicente Neto
    2015-11-02T22:05:52

    mais uma enganação e nosso dinheiro enriquecendo a megagigante ms

  • Alexandre Unruh
    2015-09-27T13:33:42

    "Se o usuário fazer upload" ... Ta "SERTO"