Produtividade

Por Gabrielle Ferreira, Para o TechTudo — Rio de Janeiro - Brasil


O Excel oferece aos seus usuários opções rápidas de edição e controle e atalhos que podem deixar mais rápido o trabalho com planilhas. Ferramentas como tabelas dinâmicas, preenchimento autoático, formato condicional e gráficos em cascata são alguns dos truques existentes dentro do programa. Essas funções do programa de planilhas da Microsoft são ideais para quem tem um volume grande de tabelas para editar. Confira, a seguir, dez dicas do Excel para adiantar sua vida e veja como executá-los.

O Excel é o programa de planilhas do Microsoft Office — Foto: Foto: Carolina Ochsendorf/TechTudo O Excel é o programa de planilhas do Microsoft Office — Foto: Foto: Carolina Ochsendorf/TechTudo

O Excel é o programa de planilhas do Microsoft Office — Foto: Foto: Carolina Ochsendorf/TechTudo

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1. Tabelas dinâmicas

As tabelas dinâmicas permitem reunir uma grande quantidade de dados em uma tabela menor. Ao filtrar as informações, os dados mais importantes são reunidos e ganham mais destaque. A ferramenta é muito útil pois cria uma tabela de fácil compreensão, com menos informações, algo que permite um maior foco e concentração.

Para utilizar a ferramenta, acesse o menu "Inserir", na barra superior do Excel. Em seguida, selecione a opção "Tabela Dinâmica". Um janela de configurações será aberta, escolha as células que deseja formatar em "Selecionar uma tabela ou intervalo" e, para finalizar, escolha entre "Criar nova planilha" ou "Planilha Existente".

Tabelas dinâmicas resumem os dados mais importantes em poucas células — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira Tabelas dinâmicas resumem os dados mais importantes em poucas células — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira

Tabelas dinâmicas resumem os dados mais importantes em poucas células — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira

2. Preenchimento automático

A ferramenta funciona como um modo de preenchimento de padrões. Ao detectar um padrão de dados, automaticamente a função envia os dados seguintes para as lacunas em branco da tabela. Sua funcionalidade é útil para ordenar os registros e evitar que os usuários executem preenchimentos repetitivos, ganhando, assim, mais agilidade na criação de tabelas padronizadas.

A funcionalidade deve vir ativada e funcionando por padrão no Excel, porém, caso não esteja, é muito simples ativá-la. Clique em "Arquivos", a primeira aba da barra superior. Em seguida, selecione "Opções", no canto inferior esquerdo da tela. Uma nova janela será aberta, clique em "Avançados" e selecione a caixa "Habilitar preenchimento automático para valores de célula".

Saiba como ativar o preenchimento automático de dados — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira Saiba como ativar o preenchimento automático de dados — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira

Saiba como ativar o preenchimento automático de dados — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira

3. Busca por objetivos

A funcionalidade de objetivos — principalmente, financeiros — é muito utilizada para lojas e empresas, por exemplo . É possível, com a ferramenta, determinar previsões necessárias para que se atinja resultados específicos. Como, por exemplo, a quantidade necessária de produtos a serem vendidos para que se alcance um resultado final em dinheiro.

Para encontrar a ferramenta, vá ate a aba "Dados", na barra superior. Na caixa de "Previsão", selecione a opção "Teste de Hipóteses". Em seguida, clique em "Atingir Meta". Basta selecionar as células com as quais se deseja trabalhar.

É possível planejar metas dentro do Excel — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira É possível planejar metas dentro do Excel — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira

É possível planejar metas dentro do Excel — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira

4. Formatação condicional

Com a formatação condicional é possível aderir valor, através do uso de cores de preenchimento, a dados específicos. A função é ideal para destacar os dados mais importantes de uma planilha, podendo separá-los em grupos de objetos distintos ou semelhantes. Por exemplo, através da definição de uma condição, podem-se selecionar a cor vermelha para valores negativos e a cor verde para os positivos, e, dessa forma, o sistema automaticamente colocará a célula na formatação indicada, de acordo com seu valor atribuído.

Para ativar a ferramenta basta clicar em cima da célula desejada, em seguida clique em "Formatação Condicional", dentro do grupo "Estilos". Já na opção de formatação, escolha "Nova Regra", para criar uma nova condição de formatação.

Formate as células de acordo com os dados inseridos nelas — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira Formate as células de acordo com os dados inseridos nelas — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira

Formate as células de acordo com os dados inseridos nelas — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira

5. Gráficos em cascata

Os gráficos oferecem representações visuais dos dados inseridos dentro de uma planilha. A funcionalidade se torna muito útil pois demonstra, de forma mais clara e didática, as tendências dos valores. Dentro do gráfico é possível, ainda, visualizar os dados de forma ascendente e descendente.

Para utilizar a funcionalidade, selecione as células com as quais deseja trabalhar. Depois, vá até a aba "Inserir" e selecione a opção "Gráficos Recomendados". Uma nova janela será aberta, escolha pelo modelo "Gráfico em Cascata" e clique em "Ok". Um gráfico será gerado com os dados da planilha.

Crie gráficos dentro do Excel — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira Crie gráficos dentro do Excel — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira

Crie gráficos dentro do Excel — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira

6. Soma

A função Soma é uma das mais básicas existentes dentro do programa, mas nem todos os usuários a conhecem e sabem como utilizá-la. A ferramenta é usada para fazer a adição de diversos valores contidos dentro de uma planilha. Ela é ideal para quem deseja fazer um arquivo de controle de gastos e pagamentos, pois, através do programa, é possível fazer contas automaticamente, sem precisar perder tempo juntando todos os valores.

Para utilizar a ferramenta, basta digitar os valores numéricos dentro das células do arquivo. Em seguida, selecione a célula em branco mais próxima, nela digite a função "SOMA('Célula inicial':'Célula final'). Por exemplo, utilizamos a fórmula "SOMA(B1:B10).

Faça a soma de diversos valores de forma rápida e automática — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira Faça a soma de diversos valores de forma rápida e automática — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira

Faça a soma de diversos valores de forma rápida e automática — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira

7. Descobrir contagem de dias

Dentro do Excel é possível calcular a quantidade de dias existentes entre duas datas diferentes, uma vez que fazer o cálculo de grandes distâncias de tempo manualmente pode ser uma tarefa complicada. A função é ideal para usuários que gostam de montar planilhas de controle de datas, como datas de pagamentos e aniversários.

Para ativar a ferramenta é simples. Na primeira célula, digite a data atual e, na célula seguinte, a data final ao qual se deseja fazer o cálculo. Em seguida, selecione a célula em branco seguinte e digite a seguinte função "DIAS('célula da data final ' + 'célula da data atual )". Por exemplo, utilizamos a fórmula "DIAS(C1;B1)". O resultado se deu na célula em branco seguinte, a "D1".

Dentro do Excel é possível fazer a contagem de quantos dias faltam até datas escolhidas — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira Dentro do Excel é possível fazer a contagem de quantos dias faltam até datas escolhidas — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira

Dentro do Excel é possível fazer a contagem de quantos dias faltam até datas escolhidas — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira

8. Remover duplicidades

O Excel tem, como um de seus atalhos, a opção de identificar e deletar células que possuam o mesmo conjunto de dados. A ferramenta se torna muito útil na hora de revisar o documento na procura de valores ou nomes semelhantes, podendo eliminar, automaticamente, as duplicidades.

Para remover informações repetidas, vá até a aba "Dados", no canto superior da tela. Em seguida, selecione as células que deseja verificar e clique no ícone "Remover Duplicatas ". Uma nova janela será aberta, marque as caixas de opções que aparecerão e selecione "Ok". Uma varredura será feita, apagando as duplicidades.

Remova as informações duplicadas no documento — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira Remova as informações duplicadas no documento — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira

Remova as informações duplicadas no documento — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira

9. Validação de dados

É possível, ainda, com o Excel, criar listas com valores pré-determinados, condicionando quais valores podem ser inseridos dentro de uma célula. A opção é muito utilizada dentro do documentos trabalhados em grupo, no qual diversas pessoas possuem acesso e podem editar o arquivo. Ao condicionar a resposta elimina-se a possibilidade de erro ao inserir informações, pois a célula não aceitará a inserção de dados aleatórios.

Para selecionar os valores permitidos, vá até a aba "Dados", na barra superior do programa. Em seguida, selecione uma célula ou um conjunto de células e escolha a opção "Validação de Dados". Será aberta uma janela de configurações, selecione a opção "Lista". Depois, escolha os valores e termos permitidos. Uma lista passará a ser exibida dentro da célula, com as opções de dados permitidos.

Defina quais dados podem ser inseridos em cada célula — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira Defina quais dados podem ser inseridos em cada célula — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira

Defina quais dados podem ser inseridos em cada célula — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira

10. Ordem alfabética

Uma das ferramentas existentes dentro do programa é a opção de classificar nomes e números em ordem, seja crescente ou decrescente. A função é ideal para usuários que precisam criar planilhas seguindo uma ordem classificatória, alfabética ou numeral.

Para classificar os termos das células em ordem alfabética, selecione os dados ao qual se deseja organizar. Em seguida, selecione, em "Classificar e Filtrar", a opção desejada. É possível classificar de A a Z ou de Z a A. A configuração também vale para ordem numérica.

Classifique as células de acordo com a ordem alfabética ou numérica — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira Classifique as células de acordo com a ordem alfabética ou numérica — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira

Classifique as células de acordo com a ordem alfabética ou numérica — Foto: Reprodução/Gabrielle Ferreira

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