Produtividade

Por Raquel Freire, para o TechTudo


O Excel é o editor de planilhas mais popular do mundo. O programa da Microsoft tem uma enorme variedade de recursos para cálculos e organização de dados, o que o torna uma excelente ferramenta para controle financeiro, seja pessoal ou empresarial. Ele também pode ser utilizado para catalogar itens, planejar eventos, organizar agendas, fazer gráficos, entre outras aplicações.

Justamente por conta das múltiplas funcionalidades presentes no programa, muitas pessoas evitam usar o Excel. No entanto, o aplicativo de escritório do Office é bastante intuitivo, inclusive para quem não tem afinidade com números. Veja abaixo, algumas dicas para fazer planilhas no Excel.

Planilhas no Excel: aprenda a utilizar o programa para desenvolver planilhas — Foto: Divulgação/Microsoft

Como usar o Excel?

O Excel permite criar planilhas em branco ou utilizar modelos prontos. O programa da Microsoft tem diversos exemplares, como orçamento pessoal, calendário, agenda de aluno, faturas, balanço empresarial, entre outros. Todas as opções estão situadas no menu "Novo", disponível na barra à esquerda, assim que você abre o software.

As planilhas são constituídas de linhas e colunas. Você pode aumentar a largura delas arrastando as bordas na parte cinza. Para digitar na área de trabalho, basta clicar sobre uma célula e escrever o que deseja. Assim como no Word, você consegue mudar fonte, tamanho, cor e outras características de formatação do texto na seção "Fonte".

A ferramenta para inserção de bordas também fica alocada na seção "Fonte", tornando bastante simples desenhar uma tabela simples. Para organizar o documento, você pode inserir várias planilhas em cada arquivo e renomear como desejar.

Planilhas no Excel: recursos básicos do Excel em nova planilha em branco — Foto: Reprodução/Raquel Freire

Como fazer contas no Excel?

Uma das principais funções do Excel é fazer contas. Ele consegue realizar operações de vários tipos, incluindo estatísticas e condicionais. Além disso, as operações matemáticas também podem ser feitas no programa.

A mais usada é a soma e, por isso mesmo, o botão da função a exibe por padrão. Para calcular, insira cada valor em uma célula. Na célula vazia seguinte, clique no botão de soma. O programa vai identificar, automaticamente, o intervalo em que deve ser inserido do cálculo. Basta pressionar "Enter" para que o somatório seja calculado.

Como fazer planilhas no Excel: cálculo de soma no Excel através do botão de atalho da função — Foto: Reprodução/Raquel Freire

Você também pode digitar a fórmula de soma manualmente. Basta selecionar a célula em que quer que o resultado seja exibido e digitar "=SOMA()", sem as aspas, colocando o intervalo a ser calculado.

A maior parte das operações segue o mesmo formato. Para multiplicar, clique sobre a célula em branco e digite "=MULT()", inserindo o intervalo de células nos parênteses. Caso queira obter uma média dos valores, basta inserir "=MÉDIA()".

Como usar o Excel: inserção manual da função de multiplicação — Foto: Reprodução/Raquel Freire

Porém, nem todas as operações têm uma função própria no Excel. O editor não conta com função de subtrair, por exemplo. Para diminuir valores, é necessário colocar um sinal de "-" ao lado da quantia que deseja subtrair, transformando-a em número negativo. Nas divisões, é preciso usar o operador "/". Para dividir 5 por 2, por exemplo, é necessário digitar "=5/2" em uma célula em branco e pressionar "Enter".

Para obter uma porcentagem, o primeiro passo é realizar a divisão. Por exemplo: você fez um teste com 30 questões e acertou 17, e quer saber qual seu percentual de acerto. Para isso, selecione uma célula, digite "=17/30" e dê enter. Depois clique novamente no resultado e aperte o botão "%", ilustrado na imagem abaixo. O percentual (57%) será exibido na planilha.

Criar planilhas no Excel: realizando cálculo de porcentagem — Foto: Reprodução/Raquel Freire

Como fazer controle financeiro no Excel?

Você também pode usar o Excel para fazer controle de seus gastos pessoais. Uma das alternativas é utilizar um modelo pronto para esta finalidade, como o "Orçamento pessoal mensal". Para isso, clique em "Arquivo", selecione "Novo" e busque o referido modelo.

Renomeie os campos conforme suas necessidades. Se alguma parte da planilha não se aplicar à sua vida financeira, selecione as linhas e/ou colunas, clique com o botão direito do mouse e aperte "Excluir". Também é possível ocultar a linha e coluna, opção encontrada sob o clique com o botão direito do mouse.

Planilhas no Excel: exclusão de campos desnecessários de modelo — Foto: Reprodução/Raquel Freire

É possível alterar cores e fontes conforme desejar, de maneira que a planilha fique ideal para seu controle mensal. Quando a formatação estiver pronta, clique com o botão direito do mouse sobre a guia e selecione "Mover ou Copiar". Marque a caixa "Criar uma cópia" e aperte "OK". Dessa forma, você pode criar cópias da planilha para cada mês.

Aprenda a utilizar o Excel e fazer cópia de planilha financeira — Foto: Reprodução/Raquel Freire

Caso prefira uma formatação mais simples, faça você mesmo uma planilha de orçamento doméstico. Basta criar um documento em branco e inserir os campos necessários.

Planilhas no Excel: exemplo de controle financeiro criado no Excel — Foto: Reprodução/Helito Beggiora

Como salvar planilhas no Excel

É possível salvar as planilhas em diversos locais e formatos. Clique em "Arquivo" > "Salvar como" para escolher guardar o documento no próprio computador, no OneDrive ou no SharePoint, no formato original do Excel.

Outra alternativa é salvar a planilha em PDF. Vá em "Arquivo" e clique em "Exportar". Pressione o botão "Criar PDF/XPS", selecione a pasta de destino e confirme apertando o botão "Publicar".

Salvando planilha do Excel como PDF — Foto: Reprodução/Raquel Freire

Entre em "Imprimir" para alterar margens, tamanho e orientação do papel e outras configurações de impressão, úteis também para visualização do documento na tela do PC. Caso queira realmente imprimir, o menu permite definir número de cópias e impressão dos dois lados da folha.

Veja também: como colocar marca d’água em planilhas do Microsoft Excel

Como colocar marca d’água em planilhas do Microsoft Excel

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